Dan il-punt inġieb id-dar lili wara konverżazzjoni ma’ ħabiba dwar esperjenza li kellha mal-accountant tagħha. Wara li rċeviet ittra ta 'tħassib mill-HMRC li kienet mimlija bi żbalji u talbet ħlasijiet li kienet diġà għamlet, fittxet l-għajnuna tal-accountant tagħha għal xi riassigurazzjoni tant meħtieġa. Minkejja li kellha arranġament permanenti ta’ £125 flimkien ma’ VAT fix-xahar mad-ditta tal-kontabilità, it-talba tagħha għall-għajnuna, mibgħuta f’nofs Lulju, intlaqgħet bi tweġiba awtomatizzata li tindika li t-tim kien fuq waqfa tal-vaganzi tal-iskola u kien se jirrispondi fi ftit jiem. Sadanittant, il-kont regolari tagħha wasal bla telfa. Għaddew sitt ijiem tax-xogħol qabel ma kisbet aġġornament qasir, "aħna qed inħarsu lejn dan," u mbagħad silenzju. Ġimagħtejn wara, mingħajr aktar informazzjoni, reġgħet laħqet biss biex tirċievi messaġġ awtomatizzat ieħor li jgħid li l-uffiċċju jerġa 'jinfetaħ fit-30 ta' Awwissu—stennija totali ta' sitt ġimgħat mingħajr riżoluzzjoni. Konsegwentement, ħabib tiegħi issa jinsab fis-suq għal accountant ġdid.
Għajnuniet ta 'Komunikazzjoni għan-Negozju Waqt il-Vaganzi
1 Wissi bil-quddiem
Jekk ippjanajt il-vaganza tiegħek minn qabel jew dan l-aħħar iddeċidejt li titbiegħed, huwa kruċjali li tinforma lit-tim tiegħek kemm jista' jkun kmieni. Li tistenna sal-aħħar mument biex tħabbar vaganza ta' ġimgħatejn tista' tpoġġi stress u piż bla bżonn fuq il-kollegi tiegħek, li se jkollhom bżonn jimmaniġġjaw il-kompiti tiegħek fl-assenza tiegħek. Ħin ta’ preparazzjoni adegwat huwa essenzjali għal kull min hu involut, mhux l-inqas għal dawk li jieħdu xogħol żejjed biex jiżguraw il-kontinwità tan-negozju.
Huwa rakkomandabbli li tinnotifika lill-kollegi tiegħek mill-inqas xahar qabel it-tluq tiegħek, partikolarment jekk għandek rwol sinifikanti fl-organizzazzjoni tiegħek. Biex tevita kwalunkwe sorveljanza, issettja tfakkiriet biex taġġorna lit-tim tiegħek fil-ġimgħat u l-ġranet li jmexxu l-vaganza tiegħek, u tgħin biex tiżgura tranżizzjoni bla xkiel u tevita kwalunkwe sorpriża mhux mistennija.
2 Iddelega Impjiegi u Kompiti
Kun żgur li kull dettall ikun kopert bir-reqqa. Agħmel preparazzjonijiet komprensivi għal kwalunkwe xenarju, obbligu, jew kwistjoni potenzjali li tista 'tqum. Ħu l-inizjattiva biex tagħżel kollegi, iggwidahom biex iwettqu rwoli partikolari, u tinvesti ħin fit-taħriġ komprensiv tagħhom rigward il-kompiti li qed tafda lilhom. Jekk xi ħadd qed jidħol għall-interazzjonijiet tal-klijent tiegħek, għamilhom l-informazzjoni kollha meħtieġa dwar ir-rekwiżiti u l-aspettattivi uniċi ta’ kull klijent. Jekk persuna oħra timmaniġġja temporanjament proġett li qed tmexxi, ipprovdilha lista ta' kontroll eżawrjenti ta' għanijiet pendenti.
Oħloq gwida komprensiva li tagħti dettalji dwar il-postijiet tal-fajls essenzjali, kuntatti għal diversi proġetti, u proċeduri għall-immaniġġjar tal-emerġenzi. L-għan huwa li tevita għargħar ta 'mistoqsijiet urġenti li jfixklu t-trankwillità tiegħek waqt il-ħin tal-vaganzi. L-adozzjoni ta’ approċċ kawt tiżgura r-responsabbiltajiet tiegħek f’idejn affidabbli, u b’hekk tkun tista’ tkun serħan il-moħħ.
3 Ipprepara Kanali ta 'Komunikazzjoni bil-quddiem
Jekk ma tistax tieqaf tikkomunika mal-klijenti waqt li tkun fuq vaganza, kun żgur li tista' tirċievi l-ittri u d-dokumenti meħtieġa kullimkien. Issa hemm anke a FAX mill-iPhone: App tal-Faks, li jistgħu jissostitwixxu magna tal-faks. Dan il-faks onlajn jista' jiġi pproċessat, riċevut u mibgħut b'mod liberu minn smartphone. Jekk għandek app tal-fax u iPhone, għandek dak kollu li għandek bżonn biex taħdem mad-dokumenti. B'mod simili għal dan l-eżempju, għandek tikkunsidra pjan ta' komunikazzjoni ma' tipi oħra ta' komunikazzjoni mal-klijenti.
4 Ibni Pjan ta' Ritorn għax-Xogħol
Li terġa’ lura l-uffiċċju wara xi żmien ta’ mistrieħ ta’ spiss tista’ tħossha skoraġġanti. X'aktarx li tiġi milqugħ minn valanga ta' emails mhux moqrija, voicemails, memoranda, aġġornamenti, sfidi, u mistoqsijiet urġenti.
Biex terġa 'lura fil-fluss tax-xogħol tiegħek aktar bla xkiel, huwa għaqli li tagħmel strateġija għal dak li jistenniek wara l-waqfa tiegħek. Ikkunsidra li twaqqaf sessjoni ta' debrief ma' ftit membri tat-tim biex tinqabad dwar ġrajjiet sinifikanti waqt l-assenza tiegħek. Agħti prijorità lill-organizzazzjoni tal-inbox tiegħek biex tiffoka l-ewwel fuq l-aktar emails kritiċi. Iż-żamma ta’ komunikazzjoni trasparenti u miftuħa mat-tim tiegħek hija kruċjali, li tippermettilek tifhem sewwa l-iżviluppi u l-progress li sar fuq proġetti jew responsabbiltajiet li kont bogħod minnhom.
5 Twaqqaf Voicemail Barra mill-Uffiċċju
Żgura li kull bażi tkun koperta u pprepara bir-reqqa għax-xenarji, il-kompiti jew il-kriżijiet kollha konċepibbli. Involvi ruħek mal-kollegi, tiddelega lilhom dmirijiet speċifiċi, u tipprovdi taħriġ komprensiv dwar l-inkarigi li qed tafdahom magħhom. Jekk xi ħadd jirrappreżentak fil-laqgħat tal-klijenti, agħtihom tagħrif dettaljat dwar ir-rekwiżiti u l-preferenzi uniċi tal-klijenti. Jekk kollega ieħor jieħu ħsieb proġett partikolari fin-nuqqas tiegħek, agħtihom lista eżawrjenti tal-affarijiet li tiddettalja kull kompitu li jeħtieġ li jitlesta.
Oħloq gwida komprensiva li tagħti dettalji dwar fejn jinsabu fajls importanti, punti ta 'kuntatt għal diversi proġetti, u proċeduri għall-immaniġġjar ta' emerġenzi. L-għan huwa li tevita għadd ta' emails urġenti li jinterrompu r-rilassament mal-bajja tiegħek. Huwa aktar għaqli li tiżbalja min-naħa tal-kawtela, u tiżgura li l-proġetti tiegħek ikunu f'idejn is-sengħa qabel ma titlaq.
konklużjoni
Li tinforma lill-klijenti minn qabel dwar in-nuqqas ta' disponibbiltà tiegħek hija prattika prudenti. Meta nkun barra fuq vaganza, pereżempju, il-klijenti regolari tiegħi huma diġà konxji li ma jkunux jistgħu jiskedaw xi sessjonijiet ta' taħriġ matul dak il-perjodu. Stajt rispons bl-email awtomatizzat biex nirrikonoxxi l-messaġġi rċevuti, billi nispeċifika d-dati li ser inkun barra mill-uffiċċju. Għal dawk li għandhom mistoqsijiet urġenti, it-tweġiba tinkludi numru ta’ kuntatt. Il-messaġġi mibgħuta lil dan in-numru jintbagħtuli, u nimpenja ruħi li nwieġeb fi żmien 24 siegħa.
X'GĦANDEK NEĦĦED MINN DAN L-ARTIKOLU:
- Minkejja li kellha arranġament permanenti ta’ £125 flimkien ma’ VAT fix-xahar mad-ditta tal-kontabilità, it-talba tagħha għall-għajnuna, mibgħuta f’nofs Lulju, intlaqgħet bi tweġiba awtomatizzata li tindika li t-tim kien fuq waqfa tal-vaganzi tal-iskola u kien se jirrispondi fi ftit jiem.
- Biex tevita kwalunkwe sorveljanza, issettja tfakkiriet biex taġġorna lit-tim tiegħek fil-ġimgħat u l-ġranet li jmexxu l-vaganza tiegħek, u tgħin biex tiżgura tranżizzjoni bla xkiel u tevita kwalunkwe sorpriża mhux mistennija.
- Huwa rakkomandabbli li tinnotifika lill-kollegi tiegħek mill-inqas xahar qabel it-tluq tiegħek, partikolarment jekk għandek rwol sinifikanti fl-organizzazzjoni tiegħek.
